Comment organiser le déménagement d’une entreprise en Île-de-France ?

Quel que soit le secteur géographique, un déménagement est un événement particulièrement important dans la vie d’une entreprise. Ce moment de transition est bien souvent l’occasion d’un lancement de campagne de communication et d’un nouveau départ, voire d’une nouvelle étape dans le développement de l’enseigne. Lorsque ce déménagement d’entreprise a lieu en Île-de-France, la procédure est à la fois simplifiée et complexifiée : ce département, qui est celui de la capitale, vous ouvre de grandes opportunités logistiques et pratiques, mais peut dans le même temps ralentir vos trajets et entraîner des coûts plus importants. Alors comment organiser le déménagement d’une entreprise près de Paris ? Suivez les conseils de nos experts Alhéna Propreté !

Déménagement d’entreprise : l’importance du cahier des charges

Pour des questions pratiques, des contraintes personnelles ou des projets de développement, vous envisagez le déménagement de vos locaux professionnels ? La première chose à faire si vous vous demandez comment organiser le déménagement de votre entreprise en région parisienne est de dresser un cahier des charges.

Ce document, réalisé collectivement avec l’équipe dirigeante ou par un pôle spécifique, constituera la référence sur laquelle s’appuyer à n’importe quelle étape de cette transition. De la date du départ au changement d’adresse juridique en passant par le chargement des meubles et la réouverture de l’entreprise au public, chaque phase du déménagement de l’entreprise est soigneusement indiquée dans ce protocole, intégrant pour chaque élément les points de vigilance à observer et le process à suivre.

Le cahier des charges mentionnera notamment :

• la période la plus intéressante pour changer de locaux (généralement l’été ou en période creuse) ;
• l’ordre des équipements et meubles à transporter, de façon à maintenir la continuité de l’activité le plus longtemps possible ;
• la date d’entrée des salariés dans les nouveaux locaux ;
• la date et la procédure de nettoyage des locaux vides pour la sortie comme pour l’entrée ;
• la configuration de l’aménagement dans le nouvel établissement ;
• les coûts et les prestataires désignés (déménageur, société de nettoyage, ligne téléphonique…) ;
• les démarches administratives et juridiques.

Il s’agira également de prendre en compte la circulation routière dans Paris et en région, de façon à assurer un trajet rapide et un chargement/déchargement facilité. Un conseil : prévoyez des places de parking, quitte à les réserver à l’avance !

Choisir un déménageur fiable en Île-de-France

Comment organiser le déménagement d’une entreprise près de Paris sans déménageur ? Pour assurer la bonne réalisation du changement de locaux, vous devez non seulement pouvoir compter sur un professionnel, mais avant tout sur une entreprise fiable ! En effet, il n’est pas envisageable d’avoir du retard dans le calendrier fixé en amont : il en va de vos coûts et de votre chiffre d’affaires ! Lors de la sélection de l’entreprise de déménagement, n’hésitez pas à comparer les devis et à prendre le temps d’étudier les offres en Île-de-France. Et quoi qu’il en soit, confiez cette tâche à un expert, de façon à gagner du temps et à vous recentrer sur votre activité.

Faire appel à une entreprise de nettoyage en Île-de-France

Autre point capital dans un déménagement d’entreprise : le recours à une entreprise de nettoyage en Île-de-France. Là encore, il s’agit de faire appel à des professionnels reconnus pour leur sérieux, de façon à assurer une propreté irréprochable, que ce soit dans les anciens locaux vides ou dans les nouveaux, avant la mise en place du mobilier. Dans le cas de travaux, il s’agira de recourir à une société de nettoyage qui propose un service de remise en état. Chez Alhéna Propreté, nous sommes habilités à intervenir en Île-de-France à la suite d’un chantier ou même d’un sinistre, et de remettre à neuf n’importe quel espace de travail. Sur simple contact, nos équipes se chargeront de vous expliquer comment organiser le déménagement d’une entreprise en tenant compte des contraintes d’hygiène.

Soigner la communication interne et externe

Qui dit déménagement d’entreprise, dit annonce ! L’information de cet événement doit être transmise suffisamment tôt, que ce soit en interne, auprès du personnel, qu’en externe, auprès de vos partenaires commerciaux et clients. Vous pourrez également profiter de ce changement géographique pour lancer une nouvelle campagne de communication ou de publicité, basée sur une image réinventée de vos produits et services.

S’occuper des démarches juridiques

Enfin, comment organiser un déménagement d’entreprise, en Île-de-France comme ailleurs, sans réaliser les démarches juridiques qui s’imposent ? Parmi les obligations administratives, vous devrez :

• informer le bailleur (en cas de location) de votre départ afin d’appliquer la période de préavis ;
• effectuer le changement d’adresse du siège social auprès du Centre de Formalités des Entreprises, dans un délai d’un mois ;
• modifier les statuts de l’entreprise ;
• établir une ou plusieurs annonce(s) légale(s).